V Współpraca i motywowanie wolontariuszy

Współpraca i motywowanie to najważniejszy dla organizacji etap współpracy z wolontariuszem. To koordynator jest pierwszą osobą, która odpowiedzialna jest za sprawną organizację i nadzorowanie pracy wolontariusza, a także za udzielanie mu wsparcia w codziennych zmaganiach związanych z wykonywaniem obowiązków oraz dbanie, by czuł się w naszej organizacji dobrze.

Koordynator powinien być zawsze dla wolontariusza tą osobą w organizacji, która udzieli mu wsparcia. Jeśli chcemy, aby wolontariusze silnie identyfikowali się z działaniami organizacji i angażowali się w nie, musimy dbać o dobrą komunikację wewnętrzną. Sprawnie funkcjonująca komunikacja z wolontariuszami zabezpiecza organizację przed takimi kryzysowymi sytuacjami, jak nagłe odejście wolontariuszy lub konflikt wewnętrzny w zespole. Kluczowym elementem dobrej komunikacji jest umiejętne i skuteczne motywowanie wolontariusza. Trzeba zdać sobie sprawę z tego, że z początku silna wewnętrzna motywacja wolontariusza, z którą przychodzi do naszej organizacji, może w zderzeniu z codziennością nieco osłabnąć. A przyczynić się do tego mogą takie niepożądane zjawiska, jak: nieumiejętne zarządzanie, zła atmosfera pracy w zespole, arogancja członków zespołu, niedocenianie roli wolontariusza czy ignorowanie efektów jego pracy. Trzeba przy tym pamiętać, że celem motywowania nie jest tylko zachęcenie wolontariuszy do lepszej i bardziej wydajnej pracy, ale przede wszystkim nagrodzenie ich za ogromny wkład, jaki wnoszą do naszej organizacji. Tego wkładu nie sposób wycenić i o tym powinniśmy pamiętać każdego dnia wspólnej pracy. 

V.1 Wspieranie

Zadania
Koordynator ma być dla wolontariusza oparciem. Powinien interesować się jego codzienną pracą – nie tylko po to, by sprawdzać poprawność wykonania zadań, ale też by wiedzieć, jak wolontariusz odnajduje się w swoich obowiązkach, jak radzi sobie ze stawianymi przed nim wyzwaniami, a przede wszystkim, by udzielić mu wsparcia, w sytuacji, która może go przerosnąć.
To koordynator odpowiedzialny jest za dobry podział zadań. Umiejętne ich delegowanie dotyczy zarówno sytuacji, kiedy organizacja współpracuje z wieloma wolontariuszami, jak i z jednym. Wolontariusz zawsze musi wiedzieć co, jak, gdzie i na kiedy ma wykonać. Przy tak przedstawionych wymaganiach koordynatorowi łatwiej będzie nadzorować i egzekwować wykonanie poszczególnych zadań. Z czasem wolontariuszom, którzy się sprawdzają, możemy powierzać bardziej odpowiedzialne zadania, wymagające większej samodzielności i decyzyjności; których właściwe wykonanie zależy od pozyskanej przez wolontariusza wiedzy. Obdarzając wolontariuszy takim zaufaniem podniesiemy ich poczucie własnej wartości, a jednocześnie wzmocnimy ich zaangażowanie.

Rozwój
Pamiętajmy, by wolontariuszom poświęcającym swój wolny czas na rzecz naszej organizacji stworzyć także możliwości rozwoju i podnoszenia kwalifikacji. Pod tym względem wolontariuszy traktujmy tak samo jak etatowych pracowników. Inwestycja w wiedzę i umiejętności wolontariusza bezpośrednio przekładać się będzie na działalność naszej organizacji, a wolontariusze na pewno to docenią. Zwłaszcza że zazwyczaj nie spodziewają się i nie oczekują, że organizacja do działań rozwojowych i szkoleniowych będzie chciała ich włączyć.

Komunikacja
Koordynator powinien zadbać o szczerą komunikację z wolontariuszami, opartą na zaufaniu i otwartości. Pomogą w tym regularne rozmowy indywidualne oraz spotkania w grupach. Wskazane jest organizowanie cyklicznych (minimum raz w miesiącu) grupowych zebrań z udziałem wszystkich wolontariuszy pracujących na rzecz organizacji. Podstawowym celem takich spotkań powinna być wymiana doświadczeń oraz opinii pomiędzy wolontariuszami. To może być także dobra okazja do tego, by podzielić się problemami, przedstawić swoje pomysły i przekazać ważne informacje dotyczące samej organizacji. Duże spotkania oraz indywidualne rozmowy pomagają łagodzić napięcia i konflikty w grupie, przyczyniają się do zacieśnienia więzi w zespole i wreszcie pozwalają każdemu z wolontariuszy skorzystać
z grupowej wiedzy i wsparcia. Nawet jeżeli monitorujemy pracę wolontariusza zdalnie, postarajmy się raz na jakiś czas spotkać z nim osobiście, a jeśli nie jest to możliwe, zadzwońmy do niego i zapytajmy, czy wszystko w porządku, czy czegoś nie potrzebuje. Pamiętajmy
o motywowaniu i wspieraniu ludzi, którzy bezinteresownie działają dla tego samego celu co my.

Znaczenie zaangażowania
Podczas cyklicznych spotkań i rozmów przypomnijmy wolontariuszom, jak wielką wartością są dla naszej organizacji i jakie znaczenie mają zadania, które realizują. Podkreślmy, że bez pomocy i wkładu wolontariuszy realizowane projekty, a nawet działalność samej organizacji byłyby niepełne. Warto przypomnieć głębszy sens prostych, wydawać by się mogło, zadań. Zwykłe przygotowywanie kopert do wysyłki (z informacją o możliwości wpłaty darowizny albo przeznaczeniu na rzecz naszej organizacji 1% podatku) przyczynia się do zwiększenia funduszy na realizację programów, np. na rzecz dzieci z biednych rodzin. Takie przedstawienie tych działań sprawia, że codzienna praca wolontariusza nabiera innego wymiaru i znaczenia. Wolontariusz nie będzie wątpił w sens swojej pracy, jeśli dokładnie wyjaśnimy, czemu ma ona służyć.

Włączanie wolontariusza w życie organizacji
Włączajmy wolontariuszy we wszystkie aspekty życia naszej organizacji. Pozwólmy im w miarę możliwości uczestniczyć w spotkaniach organizacyjnych, wewnętrznych naradach z pracownikami czy spotkaniach koncepcyjnych. Wolontariusze są częścią naszego zespołu   tak jak pracownicy etatowi. Niech zabierają głos w dyskusjach i przedstawiają swoje pomysły. Ich świeże spojrzenie pomoże niejednokrotnie znaleźć innowacyjne rozwiązania. W ten sposób docenimy także ich zaangażowanie, zdobędziemy ich zaufanie oraz wzmocnimy relację z pozostałymi pracownikami. Jak wynika z przeprowadzonych przez nas badań, identyfikację z organizacją oraz zaangażowanie wolontariusza znacznie zwiększyć mogą tak niewielkie rzeczy, jak choćby przyznanie osobistego adresu mailowego w domenie organizacji.

Dzięki takim gestom wolontariusze czują się pełnoprawnymi członkami zespołu, co napawa ich dumą i pomaga w codziennej pracy. Nie jest to oczywiście wymogiem i nie w każdego rodzaju wolontariacie będzie to możliwe, bo przecież nie damy adresów mailowych setkom wolontariuszy organizujących np. koncerty albo sadzących drzewa. Jest to jednak przykład drobnego (i   co ważne dla organizacji   bezkosztowego) wynagrodzenia wolontariusza za jego wkład w działalność organizacji. Życzliwość organizatorów może przybierać różne formy – można obdarować wolontariuszy gadżetami promocyjnymi (T-shirty, kubki, długopisy), można przyznać im adres mailowy albo biurko...

V.2 Motywowanie

Motywacja wewnętrzna
Zdarza się, że zarządzamy zespołem, zapominając o najważniejszej kwestii, jaką jest nagradzanie i motywowanie pracowników. Zapominamy o tym także w przypadku wolontariuszy. Ustaliliśmy już, że wolontariusz jest członkiem zespołu, ale musimy pamiętać, że mechanizm jego motywowania i nagradzania jest nieco bardziej złożony niż w przypadku etatowego pracownika. Wolontariusz pracuje za darmo. Działa więc przede wszystkim w oparciu o motywację wewnętrzną, która stanowi o sile jego zaangażowania. Naszą rolą jest, aby podczas współpracy odkryć tę motywację, a następnie umiejętnie ją zwiększać. Z całą pewnością nie jest to zadanie proste. Wymaga dobrego poznania każdego z wolontariuszy, ich motywacje wewnętrzne mogą być bowiem różne. Wśród najczęstszych powodów zaangażowania się w pracę na rzecz innych wolontariusze podają: „Chcę wykonywać ten rodzaj pracy”; „Praca sprawia mi przyjemność”; „Kieruję się przekonaniami moralnymi/religijnymi, które opierają się na założeniu, że powinno się pomagać innym”. Ten altruistyczny typ motywacji przeważa nad pragmatycznymi przesłankami do podjęcia pracy za darmo. Dlatego właśnie sposoby motywowania wolontariuszy są zupełnie inne niż stosowane w przypadku etatowych pracowników.

Cel nagradzania
Pamiętajmy o roli, jaką spełnia nagradzanie wolontariuszy. Nagradzając, po pierwsze   wzmacniamy zaangażowanie wolontariuszy w pracę. Po drugie; motywujemy ich do dalszej aktywności – wolontariusze są bardziej skupieni na pracy, traktują ją jeszcze bardziej odpowiedzialnie Po trzecie; nagradzany wolontariusz czuje się doceniony   zwiększamy jego poczucie własnej wartości, zadowolenie z wykonanej pracy i samego siebie. Utwierdzamy go w przekonaniu, że to, co robi, ma sens i jest ważne. W ten sposób stwarzamy inspirującą i przyjazną atmosferę pracy, która na koniec staje się jednym z ważniejszych czynników motywujących wolontariuszy do dalszej współpracy.

Forma nagradzania
Podczas opracowywania systemu motywacji wolontariuszy, nie zapomnijmy o formie i stylu. Nagradzać powinniśmy wtedy, gdy jesteśmy do tego przekonani. Nie może to być  działanie sztuczne i schematyczne, gdyż traci wówczas sens. Nagroda powinna być sprawiedliwa. Pamiętajmy również, że zbyt silne i częste motywowanie jednego tylko wolontariusza wzbudza zazdrość u innych, a w nagradzanym w ten sposób rodzi niepokój, co może spowodować skutek odwrotny do zamierzonego. Zadbajmy więc o to, aby wyraz uznania był zawsze proporcjonalny do osiągnięć. Unikajmy motywacji negatywnej, opartej na lęku (pobudzanie do działania poprzez stwarzanie poczucia zagrożenia, np. groźbą zakończenia współpracy). Wiele organizacji stosuje ten typ motywacji w odniesieniu do pracowników. Jest to metoda nieskuteczna i niewłaściwa, a w przypadku wolontariuszy ma wręcz destrukcyjne skutki. Osobom, które pracują za darmo, trudno jest się pogodzić z tym, że grozi się im utratą czegoś, do czego mają pełne prawo lub na co wcześniej uczciwie zapracowały. Tego typu motywację możemy zastosować wyłącznie w ostateczności, np. w pracy z trudnym wolontariuszem, któremu dajemy do zrozumienia, że zakończymy współpracę z nim, jeśli nie zmieni swego postępowania.

Zróżnicowane potrzeby
System gratyfikacji i motywacji musi być dobrze przemyślany i odpowiednio dobrany do osoby. Wspomnieliśmy wcześniej, że jest to bardzo trudne, ponieważ nie możemy nagradzać wszystkich wolontariuszy jednakowo. Musimy pamiętać o ich indywidualnych oczekiwaniach, pragnieniach, życzeniach, a także ograniczeniach i wrażliwości. Dlatego poświęćmy czas, aby wszystkich poznać i zrozumieć motywy ich działania. Nietrafiona nagroda nie przyniesie ani wolontariuszowi, ani nam żadnej korzyści. Nie każdy wolontariusz lubi lub chce być chwalony publicznie, otrzymywać dyplomy, występować przed kamerą albo dostawać jakiekolwiek nagrody rzeczowe.

Dobór nagród
Dobór nagród i form motywowania wolontariuszy ściśle związany jest z charakterem organizacji oraz jej możliwościami. Inaczej będzie to wyglądało w Ośrodku Pomocy Społecznej (MOPS) w małym mieście czy schronisku dla zwierząt, które działają w oparciu o gminne środki; inaczej w stołecznej organizacji, która wspiera odpowiedzialny biznes, a jeszcze inaczej w fundacji, która zajmuje się organizacją masowych imprez kulturalnych. Jako że możliwości finansowe, warunki pracy i zasięg prowadzonych projektów są różne, różne są też sposoby motywowania pracowników i wolontariuszy w tych organizacjach. Inaczej motywowani będą wolontariusze, którzy przychodzą do świetlicy miejskiej, by pomagać dzieciom w odrabianiu szkolnych lekcji, a zupełnie inaczej ci, którzy angażują się pro bono w organizację festiwali filmowych. Ich podejście do pracy jest znacznie bardziej pragmatyczne, stąd też sposób gratyfikacji powinien precyzyjnie odpowiadać motywom, jakimi kierowali się podejmując pracę wolontariacką.

Dobór nagród może również zależeć od tego, ilu wolontariuszy zatrudniamy i do jakich działań. Organizacje prowadzące projekty o charakterze akcyjnym i o dużym zasięgu  niejednokrotnie angażują kilkuset wolontariuszy rocznie. Większość z nich współpracuje z organizacją tylko przez kilka tygodni. To nie znaczy jednak, że tacy wolontariusze nie powinni być motywowani i nagradzani. Nawet zwykłe „dziękuję” może motywować takie osoby do zaangażowania się w kolejne projekty w kolejnych latach. Opracowując swój system motywacyjny dla wolontariuszy, nie zapominajmy też o tych, którzy pracują dla nas zdalnie, np. wykonują swoją pracę przez internet.

Stworzenie skutecznego systemu motywacyjnego wolontariuszy nie jest łatwe. Powinno być ściśle dostosowane do charakteru i możliwości organizacji. Warto zacząć od najprostszych i najbardziej uniwersalnych form motywowania i nagradzania, takich jak:
- słowo „dziękuję”,
- obchodzenie Dnia Wolontariusza,
- wręczanie gadżetów z logo organizacji,
- dbanie o rozwój i pomoc w zdobywaniu nowych umiejętności,
- zapraszanie na formalne i nieformalne spotkania zespołu,
- umieszczenie nazwiska wolontariusza w raporcie rocznym organizacji i/lub publikacji, przy której pomagał,
- pochwały i wyróżnienia,
- wysyłanie kartek okolicznościowych,
- delegowanie odpowiedzialnych zadań,
- dbanie o miłą atmosferę w pracy i życzliwość pracowników,
- udział w szkoleniach, również tych organizowanych w ramach projektów,
- przyznawanie okolicznościowych upominków i nagród,
- włączenie w proces decyzyjny (o ile to możliwe),
- okazywanie zainteresowania pracą wolontariusza,
- rozmowa, oferowanie wsparcia i pomocy,
- zauważanie wolontariusza przez kierownictwo organizacji/instytucji,
- obrona wolontariusza przed osobami nieżyczliwymi,
- korzystanie z wiedzy i doświadczenia wolontariusza,
- udostępnianie narzędzi i zasobów organizacji.

V.3 Ewaluacja

Koordynator, nadzorując wolontariuszy, powinien mieć przemyślany sposób monitorowania ich pracy. To pozwala bowiem w umiejętny sposób przekazać im informację zwrotną. Musimy umieć precyzyjnie wskazać, co wolontariusze robią dobrze, a nad czym powinni jeszcze popracować. Nasz przekaz nie może być jednostronny. Nie powinien także być nastawiony tylko na krytykę czy recenzowanie pracy wolontariusza. Informując wolontariusza o tym, co robi dobrze, trzeba też wskazać obszary, w których może jeszcze coś polepszyć i zmienić. Wolontariusz zyskuje wtedy wsparcie i cenną wiedzę o jakości pracy, którą wykonuje. Taka rozmowa o charakterze ewaluacyjnym powinna być przeprowadzona w przyjaznej atmosferze. Na pierwszym etapie – od momentu przyjęcia wolontariusza do zapoznania go z zakresem obowiązków   koordynator wolontariuszy lub projektu powinien przyjąć rolę mentora, który przygląda się, wprowadza i uczy wolontariusza. W zależności od rodzaju wolontariatu, wykonywanych zadań czy czasu trwania wolontariatu warto zaplanować regularne spotkania, na których koordynator powinien wymienić się z wolontariuszami uwagami i spostrzeżeniami dotyczącymi ich pracy. Trzeba pamiętać
o zachowaniu dobrych proporcji negatywnej i pozytywnej informacji zwrotnej i o tym, by pozostawać otwartym na sugestie wolontariusza. Koordynator prowadzący takie spotkanie powinien być dobrym słuchaczem, który aktywnie słucha opinii wolontariusza, i dobrym obserwatorem, który potrafi dostrzec jego indywidualne potrzeby i kompetencje.

V.4 Trudny wolontariusz

W każdej organizacji korzystającej z pomocy wolontariuszy może się zdarzyć, że będziemy mieli do czynienia z tzw. trudnym wolontariuszem. – osobą konfliktową, w rażący sposób łamiącą regulamin czy zasady organizacji albo niewywiązującą się ze swoich obowiązków. Warto więc, by koordynator wolontariuszy miał z góry opracowany sposób postępowania w takiej sytuacji. Choć czasem trudno jednoznacznie osądzić czyjeś intencje, nigdy nie można tolerować zaniedbań w wykonywaniu obowiązków ani zachowań, które zaburzają pracę całej organizacji. Rozwiązywanie trudnych sytuacji z wolontariuszem powinniśmy zacząć od rozmowy, by móc poznać powody jego postępowania. Być może znajdzie się dla niego jakieś usprawiedliwienie   problemy osobiste, niezrozumienie zadań, zła atmosfera pracy. Podczas takiej rozmowy powinniśmy wspólnie wypracować plan naprawczy, a potem monitorować jego realizację podczas regularnych spotkań. Zdarza się, że jedno takie spotkanie wystarcza i problem zostaje rozwiązany. Czasem jednak nie przebiega to tak łatwo i wolontariusz łamie podjęte ustalenia. Wtedy powinniśmy opowiedzieć o konsekwencjach, jakie może ponieść, nie stosując się
do wspólnie uzgodnionego planu działań, wymieniając wśród nich zakończenie współpracy. Dopiero przy powtarzających się problemach koordynator powinien zastanowić się na podjęciem decyzji o zerwaniu współpracy z takim wolontariuszem.

Powrót