I Przygotowanie organizacji do pracy z wolontariuszami

Przymierzając się do skorzystania z wolontariatu, powinniśmy najpierw starannie przyjrzeć się naszej organizacji, by móc zidentyfikować miejsce i rolę, jaką mógłby w niej pełnić. Wymaga to kompleksowej analizy.

W pierwszej kolejności powinniśmy zidentyfikować i nazwać potrzeby organizacji, określić, do jakich zadań, projektów czy aktywności potrzebujemy wolontariuszy. Kolejnym krokiem jest opracowanie dla wolontariusza doprecyzowanej roli, w którą powinna zostać wpisana jego główna aktywność. Może to być np. rola asystencko-pomocnicza, aktywizująca, opiekuńcza, edukacyjna, logistyczna czy doradcza.
To pozwoli już na wstępnym etapie projektu wolontariackiego ocenić, jak wysoką wartość ma dla nas praca wolontariusza oraz rozstrzygnąć, w jaki sposób możemy zaspokoić potrzeby osób, które zdecydują się z nami współpracować i pomagać nam. Pamiętajmy, że do współpracy z wolontariuszami powinna przygotować się cała organizacja   zaczynając od spraw organizacyjnych, takich jak udostępnienie narzędzi i miejsca pracy dla wolontariuszy, przez wyznaczenie osoby odpowiedzialnej za cały proces współpracy z wolontariuszami, czyli koordynatora wolontariatu, po zapoznanie się z aspektami formalno-prawnymi dotyczącymi angażowania wolontariuszy.

I.1 Potrzeby organizacji

Do czego potrzebujemy pomocy
Poszukiwanie wolontariuszy powinniśmy poprzedzić weryfikacją aktualnych potrzeb naszej instytucji/organizacji. Każde działanie, które podejmujemy, ma określone cele i zadania, a do ich wykonania potrzebujemy konkretnych osób. Niezależnie od tego, czy mamy personel płatny, czy osoby działające bez wynagrodzenia, potrzebujemy pracowników z określonym zasobem czasu, motywacją, a niekiedy specjalnymi kompetencjami. Dlatego ważne jest właściwe rozpoznanie potrzeb organizacji. To one powinny decydować o tym, jakiego wolontariusza przyjmiemy.

Dobry wolontariusz to ten, który identyfikuje się z działaniami organizacji. Jeśli w zespole będziemy mieli ludzi wyznających podobne wartości czy mających podobne zainteresowaniach, będzie nam łatwiej budować tożsamość organizacji i realizować jej misję.

Rola wolontariusza w organizacji nie powinna ograniczać się wyłącznie do roli pomocnika czy asystenta. Nie bójmy się powierzać wolontariuszom odpowiedzialnych czy nietypowych zadań, które dalece odbiegają od charakteru normalnej etatowej pracy w organizacji/instytucji.  Warto zastanowić się nad wyznaczeniem takich prac, które wolontariusze mogliby wykonywać przy wykorzystaniu nowoczesnych form komunikowania się – za pomocą komputera czy telefonów z dostępem do internetu. Wolontariusz o specyficznych kompetencjach – finansista czy prawnik – może zaangażować się w rozwój organizacji i doradzać jej, korzystając właśnie z komunikacji elektronicznej. Innym przykładem może być elektroniczna współpraca z informatykiem albo webmasterem przy prowadzeniu np. strony internetowej czy bloga. Podobnie ekspert ds. public relations nie musi towarzyszyć nam przy codziennej pracy. Jak opracować czy sprawnie zrealizować kampanię społeczną, doradzić może „na odległość” – kontaktując się z nami za pomocą komunikatora internetowego czy opiniując nasze projekty. Pamiętajmy, że wolontariuszami mogą być osoby w różnym wieku (młodzież, studenci, emeryci), z rożnymi doświadczeniami, umiejętnościami oraz wiedzą (menedżerowie, sportowcy, dziennikarze, podróżnicy, pedagodzy, studenci, uczniowie), dysponujący różną ilością czasu. Otwórzmy się na ogromny potencjał i wielobarwność wolontariatu i dopasujmy potrzeby naszej organizacji do tej różnorodności.

Kogo potrzebujemy
Po określeniu potrzeb naszej organizacji i zidentyfikowaniu obszarów, w których potrzebujemy wsparcia, przychodzi czas na kolejny krok: precyzyjne wyznaczenie zadań dla wolontariusza. Pamiętajmy przy tym, że wolontariusz to pełnoprawny członek zespołu, a jego wkład w rozwój organizacji jest równie wartościowy jak ten, który wnosi płatny personel. Dlatego nie wysługujmy się wolontariuszami przy realizacji zadań należących do obowiązków etatowych pracowników.

Oczekiwania wobec wolontariusza oraz zadania, które mu stawiamy, powinny być jasno sprecyzowane. Jedne i drugie spiszmy na kartce. Zastanówmy się potem, z jakimi kompetencjami się wiążą, czyli jakie umiejętności powinna posiadać wybrana osoba, by sprostać wymaganiom naszej organizacji.   

To bardzo ważne, bo Ustawa o działalności pożytku publicznego i o wolontariacie w określonych przypadkach nakłada na wolontariusza obowiązek posiadania odpowiednich kwalifikacji
do wykonywania pewnych świadczeń (art. 43). Dotyczy to przede wszystkim wolontariuszy, którzy zajmują się pomocą społeczną, ochroną zdrowia, jak również nauczaniem dzieci
i młodzieży.

Kiedy potrzebujemy pomocy
Na koniec, po określeniu naszych potrzeb oraz zadań, które ma realizować wolontariusz, zastanówmy się, kiedy i o jakich porach dniach miałby on z nami współpracować. To będzie szczególnie istotne przy formułowaniu oferty dla wolontariuszy.

Wiele zależy od charakteru wykonywanej pracy. Często godziny pracy wolontariusza ściśle związane są z dostępnością obiektu (np. placówki ochrony zdrowia, schroniska, parku) lub z potrzebami beneficjentów (np. pomoc starszym osobom przy codziennych zakupach, godziny pracy biura danej instytucji). Jeśli jest jednak inaczej i mamy do czynienia z sytuacja, w której wolontariusz nie musi wykonywać swoich obowiązków w sztywnym, godzinowym systemie, wprowadźmy elastyczne warunki pracy wolontariackiej. Pozwólmy na wykonywanie zadań o dowolnej porze dnia i z dowolnego miejsca. Takie podejście do pracy wolontariusza pozwoli na pozyskanie pomocy od osób w różnym wieku i z różnym doświadczeniem. Pozwoli zaangażować w nasze działania osoby czynne zawodowo, a ich wiedza i umiejętności mogą być niezwykle cenne dla organizacji. Ten typ wolontariatu świetnie sprawdzi się zatem np. przy tłumaczeniach lub doradztwie prawnym, komunikacyjnym czy finansowym.

Zakres zaangażowania w pracę na rzecz organizacji/instytucji zależy wyłącznie od decyzji wolontariusza, jego chęci i czasu, który może nam poświęcić. Wolontariusz może angażować się w projekty społeczne długotrwale, cyklicznie, akcyjnie lub jednorazowo. Dlatego jako organizatorzy wolontariatu pamiętajmy, by dać wolontariuszowi precyzyjną informację, kiedy, jak długo i co może zrobić dla naszej organizacji i beneficjentów.

I.2 Potrzeby wolontariusza

Motywacje wolontariusza
Bardzo ważne jest ustalenie potrzeb naszej organizacji, ale nie możemy pomijać potrzeb wolontariusza, z którym chcemy współpracować. Wolontariusz nie oczekuje i nie otrzymuje żadnego wynagrodzenia finansowego za swoją pracę. Angażując się społecznie, liczy jednak na zaspokojenie pewnych potrzeb, co niejednokrotnie jest podstawą jego wewnętrznej motywacji. Może to być np. potrzeba dzielenia się, chęć spłacenia długu społecznego („bo ktoś kiedyś mi pomógł”) lub oczekiwanie na uznanie czy poszukiwanie akceptacji. W przypadku młodych ludzi może być to ciekawość świata, chęć zdobycia doświadczenia zawodowego oraz nowych umiejętności lub też potrzeba przynależenia do jakiejś grupy społecznej. Inaczej jest w przypadku osób starszych. Dla nich zwykle ważne jest, by podzielić się z potrzebującymi swoją wiedzą i doświadczeniem zawodowym. Angażują się w działania społeczne, bo często chcą poczuć, że są potrzebni.

Motywacja bycia wolontariuszem pozostaje sprawą indywidualną. Jak wynika jednak z badań  pewne motywacje osób gotowych nieść pomoc pozostają wspólne. Dlatego ważne jest, by organizacja do współpracy z wolontariuszem solidnie się przygotowała, zapoznając się choćby z wynikami badań wolontariatu. Znajomość potrzeb i oczekiwań osób, które chcą pomagać, jest mocną podstawą efektywnej współpracy.   


Miejsce pracy i narzędzia
To organizacja odpowiedzialna jest za zapewnienie wolontariuszowi warsztatu i odpowiednich warunków pracy. Od tego, jakie zadania będzie realizował wolontariusz, zależeć będzie, jakie narzędzia oraz pomoce organizacja powinna mu zapewnić. Czasem będą to np. rękawice ochronne, narzędzia, strój roboczy, a czasem komputer, specjalne oprogramowanie, np. graficzne, biurowe, programy dla osób niedowidzących. Niekiedy wystarczy tylko przygotowanie wolontariuszowi wody do picia. Pamiętajmy jednak, że w przypadku dłuższego zaangażowania wolontariusza organizacja powinna zadbać o dogodny dostęp do toalety i kuchni.

Bezpieczeństwo wolontariusza
Po przygotowaniu listy zadań zastanówmy się i opracujmy plan wdrożenia wolontariusza do realizowanych przez niego obowiązków. Musimy wcześniej przewidzieć, jakie ewentualne szkolenia będziemy musieli przeprowadzić. Być może wystarczy przeprowadzić rozmowę wprowadzającą lub cykl krótkich spotkań informacyjnych dotyczący podstawowych zasad współpracy i regulaminów. Może się jednak okazać, że konieczne są specjalne treningi przygotowujące wolontariusza do pracy np. w potencjalnie niebezpiecznych warunkach, takich jak kontakt z osobami chorymi itp.

Integracja z zespołem
Na współpracę z wolontariuszami powinniśmy przygotować pracowników naszej organizacji. Nie chodzi o to, żeby wolontariusz traktowany był w sposób niezwykły. Musimy jednak sprawić, by już na początku pracy mógł poczuć się częścią zespołu. Upewnijmy się, że pracownicy właściwie rozumieją charakter jego pracy w organizacji i są otwarci na pomoc wolontariusza. Wolontariusz nie może pozostawać niezauważany, nie może być przez zespół ignorowany. Pracownicy nie powinni także wysługiwać się jego pracą. Uczulmy na te kwestie wszystkich członków zespołu. Krótkie szkolenie dla pracowników lub opracowanie kilku zasad postępowania z wolontariuszami powinny być tutaj bardzo pomocne.  

Plan pracy
Na koniec pozostaje nam już tylko kwestia przygotowania harmonogramu pracy wolontariusza. Pamiętajmy przy tym, że jego ostateczna wersja będzie wynikiem wspólnych ustaleń z wolontariuszem. Przygotujmy więc wstępną propozycję ze szczególnym wskazaniem dni i godzin, kiedy pomoc będzie nam potrzebna najbardziej. Harmonogram przedstawmy wolontariuszowi do oceny. Bądźmy otwarci na jego sugestie i pamiętajmy, że taki plan zajęć powinien być przez niego zaakceptowany. To pierwszy moment, kiedy wolontariusz ma szansę wykazać się odpowiedzialnością oraz decyzyjnością. Angażując wolontariusza już na etapie przygotowań, zwiększamy szansę na to, że będzie on sumiennie podchodził do realizacji zadań, w których planowaniu współuczestniczył i których harmonogram sam przecież zaakceptował.

I.3 Koordynator wolontariuszy

Rola koordynatora
Niezależnie od tego, czy chcemy zrealizować projekt wolontariacki z udziałem kilkuset czy kilku tysięcy wolontariuszy, czy też potrzebujemy tylko jednej, kilku lub kilkunastu osób, które mogłyby nam pomóc, zawsze musimy mieć przemyślaną strategię i pomyśleć o wewnętrznych zasobach niezbędnych do efektywnego zarządzania wolontariuszami.

Z tą koncepcją wiąże się stworzenie stanowiska koordynatora wolontariuszy, który będzie w programie wolontariackim odgrywał kluczową rolę. Tak jak w organizacji niezbędni są menedżerowie, którzy zarządzają pracownikami, dbając m.in. o efektywność ich pracy, tak projekty wolontariackie także muszą mieć swojego lidera. Kogoś, kto nie tylko zajmuje się rekrutacją, ale także nadzoruje pracę wolontariuszy, scala ich z zespołem organizacji, motywuje, nagradza oraz wspiera w wykonywaniu codziennych obowiązków.

Pamiętajmy, że dobrze zarządzany zespół wolontariuszy, którzy są zadowoleni ze swojej pracy, to siła napędowa organizacji. Tacy wolontariusze stają się wizytówką organizacji na zewnątrz, dzięki nim społeczne działania organizacji są bardziej wiarygodne. Jeżeli organizacja decyduje się na tzw. wolontariat masowy, który angażuje wielu wolontariuszy, powinna też zadbać o stworzenie samodzielnego stanowiska koordynatora wolontariuszy.

Zarządzanie wolontariuszami to duże wyzwanie. Oprócz typowych działań administracyjnych koordynator będzie musiał zmierzyć się z takimi zadaniami, jak choćby motywowanie, przeciwdziałanie konfliktom, gratyfikacja, wprowadzanie dyscypliny, odpowiednie stawianie wymagań czy częste zmiany w zespole wolontariuszy. Dlatego koordynatorem wolontariuszy powinna zostać osoba, która ma do tego przekonanie. Praca wymaga dobrego zorganizowania, wysokiego poczucia odpowiedzialności, dobrze rozwiniętych umiejętności interpersonalnych, elastyczności i cierpliwości. Koordynator wolontariuszy musi lubić pracować z ludźmi. Powinien być opanowany, odporny na stres i na częste zmiany, zdeterminowany i pełen entuzjazmu. To od niego wolontariusze zarażać się będą zapałem i pasją pracy na rzecz organizacji. To on odpowiadać będzie za tworzenie dobrych relacji wewnątrz zespołu.
Pamiętajmy, że to koordynatorzy są zawsze najbliżej wolontariuszy, pomagają im, świętują z nimi sukcesy, wspólnie przeżywają i rozwiązują problemy. Umiejętności i cechy, jakie koordynator wolontariuszy powinien mieć i rozwijać, to m.in. otwartość, empatia, aktywne słuchanie, odpowiednie delegowanie zadań, właściwe monitorowanie i ewaluowanie zadań, adekwatne nagradzanie, skuteczne rozwiązywanie konfliktów i nieporozumień.

Jeśli nasza organizacja nie planuje uruchomienia projektów opartych o masowy wolontariat, nie musi tworzyć oddzielnego stanowiska koordynatora/ki wolontariatu. Obowiązki zarządzania wolontariuszami mogą zostać powierzone komuś, kto wykonuje już inne czynności w organizacji.

Pamiętajmy jednak, że roli koordynatora wolontariuszy nikomu nie powinniśmy narzucać. Osoba, która przyjmie na siebie te obowiązki, nie powinna traktować nowych zadań jako działań dodatkowych, nadprogramowych. To rodzi złe nawyki, a wolontariusze mogą czuć się lekceważeni i zniechęcić do naszej organizacji. Co ważne, koordynatorem wolontariuszy może być także wolontariusz (np. członek stowarzyszenia), który odpowiednio się przygotuje do pełnienia swojej funkcji i zwiąże się z organizacją na pewien okres.

Chcielibyśmy podkreślić, że pozycja koordynatora wolontariuszy to niekoniecznie etat. Ważniejszy od stanowiska jest stan umysłu   nastawienie na opiekę, dbanie o wolontariuszy w organizacji/instytucji.

Obowiązki koordynatora
Wiemy już jak ważną rolę w naszej organizacji będzie pełnił koordynator wolontariuszy. Dlatego dla właściwego wykonywania swoich obowiązków powinien mieć pełne zaufanie i poparcie przełożonego.
Koordynator powinien odpowiadać za przygotowanie i wdrożenie całej strategii współpracy z wolontariuszami. Obejmować ona powinna wszystkie etapy współpracy z wolontariuszem, dlatego do obowiązków koordynatora należeć będą m.in.:
- zidentyfikowanie potrzeb organizacji,
- prowadzenie spotkań i naboru wolontariuszy,
- pilnowanie kwestii formalnych (umowa/porozumienie, ubezpieczenie, zapoznanie z kulturą organizacyjną),
- przygotowanie miejsca pracy i niezbędnych narzędzi,
- zaplanowanie i zorganizowanie szkoleń,
- wdrożenie i przygotowanie wolontariuszy do pracy,
- opracowywanie harmonogramów pracy,
- nadzorowanie pracy wolontariuszy i dbanie o ich rozwój,
- dbanie o dobre relacje w grupie oraz twórczą atmosferę pracy,
- przeprowadzanie spotkań okresowych i podsumowujących,
- ewaluacja pracy wolontariuszy,
- motywowanie i nagradzanie wolontariuszy.

Zanim zaczniesz przygodę z koordynacją pracy wolontariuszy, zajrzyj do Zasobnika. Znajdziesz tam różne pomocne formularze i narzędzia.

Rozwój koordynatora
Jeśli wolontariat jest poważnym elementem pracy naszej organizacji i wyznaczyliśmy już koordynatora, to ważne będzie dbanie o jego rozwój. Podnoszenie kwalifikacji pracowników,
 ale i wolontariuszy jest niezbędnym elementem sukcesu każdej organizacji. Warto stworzyć koordynatorowi możliwość wymiany informacji z osobami zarządzającymi wolontariatem w innych organizacjach i instytucjach; zapewnić mu dostęp do odpowiednich zasobów i narzędzi. Ważne jest, abyśmy zrozumieli korzyści wynikające z dobrego zarządzania wolontariuszami, które mogą przyczynić się do poprawy działania organizacji oraz jakości oferowanych usług.

I.4 Aspekty formalno-prawne

Ustawa o wolontariacie
Każda organizacja, która planuje uruchomienie programu wolontariatu musi w pierwszej kolejności dokładnie zapoznać się z obowiązującą w Polsce Ustawą o działalności pożytku publicznego i o wolontariacie (z 24 kwietnia 2003 r., znowelizowaną 22 stycznia 2010 r.). Ustawa nakłada bowiem na organizację obowiązki oraz daję wolontariuszom określone prawa.
Wolontariusze mogą m.in:
- wykonywać świadczenia na rzecz określonych w ustawie podmiotów (m.in. organizacji pozarządowych w zakresie pożytku publicznego, z wyłączeniem prowadzonej przez nie działalności gospodarczej, oraz na rzecz innych podmiotów, które mogą prowadzić działalność pożytku publicznego, a także na rzecz organów administracji publicznej, z wyłączeniem prowadzonej przez nie działalności gospodarczej);
- zawrzeć porozumienie wolontariackie z podmiotem, na rzecz którego wykonują świadczenia (do 30 dni porozumienie może być zawarte ustnie, ale na żądanie wolontariusza lub po upływie 30 dni powinno być zawarte na piśmie);
- otrzymać zaświadczenie o wykonywaniu przez nich świadczeń na rzecz danej organizacji (wraz z podaniem zakresu tych świadczeń).

Organizacja czy instytucja współpracująca z wolontariuszami ma m.in. obowiązek:
- poinformować wolontariusza o ewentualnym ryzyku dla zdrowia i bezpieczeństwa związanym
z wykonywanymi świadczeniami oraz o zasadach ochrony przed zagrożeniami;
- wydać na prośbę wolontariusza zaświadczenie o wykonaniu przez niego świadczeń;
- zapewnić wolontariuszowi bezpieczne i higieniczne warunki wykonywania przez niego świadczeń, a w razie potrzeby także odpowiednie środki ochrony indywidualnej;
- pokrywać koszty podróży służbowych i diet – na takich samych warunkach jak innym pracownikom   oraz inne niezbędne koszty ponoszone przez wolontariusza związane
z wykonywaniem świadczeń na rzecz korzystającego. Ustawa dopuszcza jednak możliwość zwolnienia organizacji z obowiązku zwrotu wymienionych kosztów, jeśli wolontariusz złoży w tej sprawie oświadczenie na piśmie;
- poinformować wolontariusza o przysługujących mu prawach i ciążących obowiązkach;
- zapewnić ubezpieczenie od następstw nieszczęśliwych wypadków wolontariuszom, którzy wykonują świadczenia przez okres nie dłuższy niż 30 dni.

Wolontariusz powinien mieć kwalifikacje i spełniać wymogi odpowiadające rodzajowi wykonywanych świadczeń, jeżeli takie wymagania wynikają z innych przepisów.

Wolontariusz powinien osobiście wykonywać świadczenia, których się podjął na mocy porozumienia. Świadczenia te powinny być wykonywane w czasie określonym wspólnie z wolontariuszem i w zakresie określonym w porozumieniu z zachowaniem należytej staranności
i sumienności.

Porozumienie z wolontariuszem powinno zawierać istotne elementy, takie jak zakres obowiązków oraz czas wykonywanej pracy. Można dopisać kwestie wystawienia zaświadczenia, zobowiązania do zwrotu kosztów podróży albo oświadczenie wolontariusza, że zwalnia on organizację z tego obowiązku.

Powrót